Una vez que tenemos el estudio o la agencia de desarrollo Web, viene la parte más importante desde el punto de vista económico y administrativo que es la negociación de los términos y condiciones para la ejecución del proyecto; en la gran mayoría de los casos, es el proveedor el que presenta las condiciones y los términos jurídico administrativos, bajo los cuales se desarrollara el proyecto, fijando tiempos de entrega y finalización del proyecto.

Y aunque se confía en la buena voluntad de las partes, nunca esta demás puntualizar o revisar ciertos aspectos incluidos dentro del contrato o propuesta de servicio, y estos son:

1. Modalidad de Pago

2. Entregables

3. Plazo y Formato de Entrega de la información del Sitio

4. Carga de Contenidos

5. Cambios de Alcance en el Proyecto

6. Cláusulas de Penalización por incumplimiento de las partes

1-. Modalidad de Pago: Es importante que desde el primer momento quede reflejado en el contrato como será la modalidad de pago, actualmente la más utilizada es el pago de una cantidad en el momento del arranque del proyecto y el monto restante al finalizar el proyecto, casi siempre es 50% y 50% aunque estas cifras suelen variar sensiblemente en función de las políticas de la empresa desarrolladora. La otra modalidad es la de pago por entregables, en la cual es recomendable cuando se trabaja con desarrolladores bajo la modalidad freelance.

2-. Entregables: Muchas veces, se omiten en el contrato cuales y cuantos serán los documentos entregables al cliente además del Sitio Web finalizado. Es importante resaltar que aunque cada proyecto es diferente y cada empresa desarrolladora tiene políticas y metodologías de desarrollo diferentes, siempre se debe entregar todo aquel trabajo que ha servido de base o documentación para el desarrollo del proyecto. Básicamente, y aunque no siempre se deben entregar todos, ya que esto variara según el proyecto, los principales entregables son:

1. El Mapa del Sitio o Blueprint

2. El Diseño de la Interfaz del Sitio o Wireframe

3. El Diseño Visual del Sitio o Look&Feel (Propuesta Grafica)

4. Los archivos matrices de las animaciones hechas en Flash si los hubiere (los .fla)

5. El sitio Original comprimido en ZIP, una vez finalizado el proyecto.

3-. Plazo y Formato de Entrega de la Información del Sitio: Este aspecto es clave y la no inclusión del mismo en el contrato del desarrollo del proyecto puede marcar la diferencia entre un proyecto finalizado en buen término o un proyecto cancelado por deterioro de las relaciones entre el cliente y su proveedor. El contrato debe reflejar cual es la información que debe facilitar el cliente para el desarrollo del sitio, como la va a entregar al proveedor de desarrollo (Soporte Físico, Vía FTP ...) y cuales son los plazos de entrega acorde con la planificación del proyecto. Aquí hay que hacer la diferenciación entre información para la Conceptualización y Desarrollo del Sitio por un lado y por otro lado los contenidos del sitio. La información que debe entregar el cliente es básicamente el logo de la empresa, imágenes relacionadas con la actividad de la empresa o lo que se quiera reflejar en el sitio, el contenido corporativo y las piezas graficas que formaran parte del contenido del sitio, si estas son encargadas a una tercera persona o empresa.

4-. Carga de Contenidos: Este aspecto es obviado en el 80% de los contratos y al final es un punto álgido de negociación por ambas partes y de ello dependerá que el proyecto sea terminado en el tiempo pautado o se retrase indefinidamente por no tener claro quien debe realizar tal actividad. Debe quedar muy claro quien hará la carga de contenidos una vez que el sitio esté totalmente operativo, como se hará la carga y bajo que modalidad se hará la carga. Si es el cliente el que se encargara de hacer la carga final de contenidos, debe incluirse en el contrato las cláusulas de adiestramiento para la ejecución de dicha actividad por parte de la empresa desarrolladora hacia el cliente. Si es la empresa desarrolladora quien realice la carga de contenidos, entonces deberá reflejarse en el contrato como se entregara la información de los contenidos, cual será el plazo de entrega reseñando el tiempo máximo de entrega de la misma y las consecuencias que acarrearía el incumplimiento de dichos plazos, así mismo debe reseñarse cuales son los contenidos que se entregaran a la empresa desarrolladora para que sean cargados.

5-. Cambios de alcance en el proyecto: Muchas veces cuando se trata de proyectos grandes, siempre surgen dificultades para la ejecución de tal o cual actividad y por otra parte el cliente siempre va a pedir ciertos cambios y mejoras a medida que se desarrolla dicho proyecto. Muchas veces son dificultades y cambios fáciles de solventar, en otros casos son dificultades y cambios que generarían un cambio de alcance en el proyecto e impactarían el mismo tanto en tiempo como en costos; por lo que se deberían prever una serie de cláusulas de cual seria el procedimiento a seguir por ambas partes si esto llegara a ocurrir y como se realizaría el manejo del cambio, acuérdese que al final “cuentas claras conservan amistades”.

6-. Cláusulas de Penalización por incumplimiento de las partes: Aunque a este extremo no se debe llegar, siempre es bueno “cubrirse las espaldas” con este tipo de cláusulas, serian cláusulas de penalización bien en tiempo con retrasos y paralización parcial o temporal del proyecto por incumplimiento del cliente, o bien cláusulas de penalización económica por retrasos en la entrega del proyecto por parte de la empresa desarrolladora. Estas cláusulas no deben generar desconfianza entre las partes, sino que deben servir como guía a seguir en el caso de que se incumplan ciertas cláusulas o plazos de entrega y deben ser entendidas como una ayuda al entendimiento y acuerdo entre las partes.

Siempre es recomendable, independientemente del tamaño del proyecto, tener un contrato o documento de trabajo firmado y previamente aprobado por ambas partes, esto nos evitará dolores de cabeza, angustias y retrasos en la ejecución de nuestros proyectos. Para cualquier información adicional, no duden en consultarme.

Félix Álvarez B / Consultor de Negocios Digitales y Marketing On Line

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